Beginn: 11.30 Uhr
Ende: 13.00 Uhr
Teilnehmende Mitglieder: Prof. Dr. Dr. Manfred Herrmann, Prof. Dr. Kai-Uwe Hinrichs, Dr. Karina de Santis, Prof. Dr. Reto Weiler, Dr. Norbert Boese, Ingeborg Mödden, Heidi Müller-Henicz, Prof. Dr. Stuart Wakeham, Dr. Gerard Versteegh
Top 1: Begrüßung durch den Vorsitzenden und Feststellung der Tagesordnung
Prof. Herrmann begrüßt die Anwesenden und stellt fest, dass die Einladung form- und fristgerecht erfolgt ist und durch die anwesenden Mitglieder die Versammlung laut Satzung beschlussfähig ist.
Top 2: Bericht des Vorsitzenden
Der Vorsitzende berichtet, dass der Verein inzwischen 74 Mitglieder hat.
Der Vorstand hat sich im Geschäftsjahr dreimal getroffen, um Inhalte, Aufgaben und Ziele für den Verein genauer zu definieren und festzulegen und für das HWK Sommerfest ein Poster über die Ziele des Vereins anzufertigen.
Der Verein hat das Sommerfest des HWK genutzt, um zum einen Werbung für den HWK Alumni Club zu machen (neben dem eigens dafür angefertigten Poster standen die Mitglieder des Vorstandes bereit, um für eine Mitgliedschaft im Club zu werben). Zum anderen war das Fest auch Anlass, um besonders die Mitglieder des Clubs zu einem Jahrestreffen zu diesem Termin zu ermuntern.
Herr Herrmann führt in seinem Bericht weiter aus, dass das Projekt "Newsletter" aufgegeben wurde, weil eine wichtige Voraussetzung für dessen Umsetzung nicht realisiert werden konnte: die Beteiligung und Umsetzung durch der Mitglieder. Von allen angeschriebenen Mitgliedern haben sich 19 zurückgemeldet, von denen wiederum nur drei Mitglieder konkrete Beiträge für einen potentiellen Newsletter beisteuern wollten.
Auch das Fundraising hat sich leider bislang nicht für den Alumni Club realisieren lassen. Trotz mehrerer längerer Gespräche der Vorstandsmitglieder mit bremischen Unternehmen ist es nicht gelungen, eine finanzielle Unterstützung zu erreichen. Die Unternehmen sind eher bereit, so der Vorsitzende, ein konkretes Projekt oder Produkt zu fördern als eine Institution.
Herr Hinrichs weist noch mal auf die Chance hin, eventuell durch ein bremisches Unternehmen aus der Energiebranche eine finanzielle Unterstützung zu erhalten. Hierfür soll für neue Fellows am HWK in die Begrüßungsmappe eine Einladung zur Werksführung eingelegt werden.
Als Fazit beschreibt der Vorsitzende, dass es aufgrund der Struktur und Zusammensetzung des HWK-Alumni Clubs (keine Mitgliedsbeiträge, Fellows leben und arbeiten verstreut in aller Welt, internationale Ausrichtung) sehr schwierig sei, die Idee eines aktiven Clubs mit Präsens am HWK umzusetzen. Auch sind die Erwartungen der Mitglieder und die des HWK’s in Bezug auf die Funktion des Clubs nicht unbedingt deckungsgleich; einerseits besteht die Erwartung seitens des HWK’s, dass sich die Mitglieder als kleines Dankeschön ans HWK stärker für das Kolleg einsetzen (z.B. international für die Einrichtung werben, Fellows vermitteln), andererseits erwarten die Mitglieder Unterstützung und Hilfe durch das HWK.
TOP 3: Finanzbericht für 2010
Die Geschäftsführerin führt aus, dass im Mai 2010 für den Verein ein Konto eingerichtet wurde. Bis zum Ende des Geschäftsjahres wurden noch keine Einnahmen getätigt. Die bislang angefallenen Kosten sind ausschließlich Kontoführungsgebühren. Das Minus, das sich dadurch am Jahresende ergeben hat, wurde durch eine Spende des HWK ausgeglichen.
Die mit der Gründung verbundenen Kosten für die Erstellung der Satzung in Höhe von 493,95 € wurden vom HWK als Anschubfinanzierung übernommen.
TOP 4: Entlastung des Vorstandes
Die Kassenprüfer, Frau Moedden und Herr Boese bestätigen die ordnungsgemäße Führung und beantragen die Entlastung des Vorstandes; sie wird ohne Gegenstimme oder Enthaltung erteilt.
 
TOP 5: Bericht des Rektors des HWK
Prof. Weiler thematisiert zunächst die aus seiner Sicht nicht effiziente Struktur von drei Vereinen, die mit dem HWK verbunden sind, aber unabhängig voneinander agieren: der "HWK-Alumni Club", der "Verein der Freunde und Förderer des HWK’s" und die "Delmenhorster Universitätsgesellschaft". Er plädiert für eine Lobbygruppe, damit diese dann wirklich schlagkräftig tätig werden kann. Auch wenn die einzelnen Organisationen unterschiedliche Aufgaben wahrnehmen (Freunde u. Förderer: Veranstaltungsangebote für Fellows; Delmenhorster Unigesellschaft: Impulsgeber für gesellschaftspolitische Fragen und HWK- Alumni Club: Bindung der ehemaligen Fellows ans HWK und die Region), so wäre doch nach Prof. Weilers Auffassung eine Zusammenführung des Alumni-Clubs und des Vereins der Freunde und Förderer erstrebenswert, um so mehr Gewicht und Bedeutung zu gewinnen. Er sieht eine starke Konkurrenz in den regionalen Unis, wenn es z.B. um die Einwerbung zusätzlicher Mittel geht. Als einen Grund führt er den immer noch nicht genügenden Bekanntheitsgrad des HWK’s an – wenngleich es ihm gerade auch in der jüngsten Vergangenheit immer wieder gelingt, zusätzliche Mittel insbesondere für den künstlerischen Bereich einzuwerben (z.B. über die Stiftung Niedersachsen und die Bremer Landesbank). Zudem lässt sich langsam spürbar auch eine Steigerung der überregionalen und internationalen Reputation des HWK’s feststellen (z.B. durch vermehrte internationale Nachfrage nach HWK-Fellowships).
Prof. Weiler und Prof. Herrmann sind sich einig, dass das mittelfristige Ziel des HWK-Alumni Clubs in tatkräftiger Lobbyarbeit für das HWK bestehen sollte, um dem HWK z.B. in Krisensituationen stützend zur Seite zu stehen. Der HWK-Alumni Club mit der internationalen wissenschaftlichen, gesellschaftlichen und politischen Reputation seiner bislang 74 Mitglieder als Rückhalt für das HWK.
TOP6: Verschiedenes
Frau Mödden hinterfragte kritisch die Rechtsform des HWK-Alumni Clubs als gemeinnütziger Verein und wies auf mögliche Schwierigkeiten mit dem Finanzamt hin (das Finanzamt prüft sehr genau die Aktivitäten und achtet auf Formalitäten, so dass dadurch Behinderungen auftreten könnten). Herr Boese teilte diese Bedenken nicht.
Alle Teilnehmer der Mitgliederversammlung brachten Vorschläge ein, wie die Corporate Identity des HWK-Alumni Clubs gestärkt werden könnte und welche Mittel sich für eine aktive Bindung der Mitglieder eignen würden:
 Eine Plakette (von den ehemaligen Fellows käuflich zu erwerben), die in dem Apartment aufgehängt wird, das der Fellow im HWK bewohnt hat – Frau des Santis macht dafür einen Vorschlag (HWK Layout beachten).
 Bindung schon der aktuellen Fellows an den Verein: drei-bis viermal im Jahr trifft sich jeweils ein Vorstandsmitglied mit den aktuell im HWK anwesenden Fellows (nicht länger als anderthalb Stunden), um Projekte und Stories der Fellows zusammenzutragen, die dann in Form eines Berichts/"Newsletter" zusammengeführt und an die Mitglieder versandt werden. Frau de Santis bietet sich dabei als Editor an und ist auch bereit, eine erste Sitzung im Februar 2012 durchzuführen. Frau Müller-Henicz organisiert die Zusammenkunft.
 Es soll ein modifiziertes Poster erstellt werden, das auf den HWK-Alumni Club aufmerksam macht (Grafik vom Alumni-Club Flyer/Müller-Henicz)
 Ein weiteres Poster soll eine Weltkarte darstellen, aus der ersichtlich wird, woher die Fellows und insbesondere die Fellows aus dem Alumni Club kommen (Müller-Henicz)
Unstrittig war die Forderung, dass die Zielsetzung des Vereins schärfer in Bezug auf den Verein als politisches Instrument herausgearbeitet werden muss.
Protokoll: Heidi Müller-Henicz
Delmenhorst, 21.12.11